货发了客户说没收到，只能认赔补发：发货到回款少一张台账
货发出去了，客户一句”没收到”，你只能认赔补发。钱不是最疼的，最疼的是你发现自己没法证明任何一件事。发货这件事每天都在发生，可在多数公司里，它几乎没有主人。
对账群里的三个补发单
十一月初，一家做耗材的老板让人看他们财务的对账群。群里是九月的记录。财务每天早上九点开始挨个给经销商发消息：”张总，9月3号那批货收到了吗？””李经理，8月28号那单签收单帮我看一下。”
一个上午发出去四十多条，回来二十几条。有说收到的，有说”我问问仓库”，有三条直接回”没收到，你再查查”。这三条，后来变成了三个补发单。
第一笔是两台设备的配件。物流显示九月五号已签收，签收人一栏写着一个名字。经销商说这是他们仓库的临时工，干了半个月就走了，货有没有进库，没人记得。
第二笔是发给外省一家经销商的耗材。货到那天对方在装修仓库，东西被放在园区门卫室，门卫签的字。两周后盘库，说数量对不上。
第三笔最冤。经销商签了，也拍了照，照片上只有一张皱巴巴的签收单和一根手指。单子上没写件数，没写外包装有没有破。等他们打开发现少了两箱，谁也说不清洗。
三笔加起来货值不到四万。老板说，钱不是最疼的。最疼的是他发现自己没法证明任何一件事。
这不是物流问题，是一单货没有主人
多数器械公司会把这件事归到物流头上：三方物流不靠谱，下次换一家。换一家，同样的事还会发生。因为问题不在运输，在货出了你的仓库以后，就没有一个地方能说清它现在在哪一段。
拆开看一单货经过的人。仓库按销售的发货通知备货出库，出完这一单就结束了。三方物流接单运输，只对”送到地址、有人签字”负责。经销商收货，签收单叠进某个柜子。销售知道货发了，但不知道签的是谁。财务要回款，只能反过来问销售，销售再问经销商。
五个人，五段信息。没有一条线把它们穿起来。所以每到月底，财务只能用最原始的办法补这条线：打电话。打电话能补上，是因为经销商还愿意配合。等到某一天对方不配合了，你手上什么都没有。
这里有个更难受的事实。发货这件事，在多数器械公司里没有责任人。它不像采购，采购有采购经理；不像回款，回款有财务盯。发货是”仓库顺手做掉的一件事”，谁都在做，谁都不对整条线负责。一件事没有主人，就不会有标准。没有标准，就只能靠人的记性和关系兜着。
签收单拍了照，为什么还是不算证据
这是最多公司踩的坑：以为有签收单就等于有凭证。凭证要能用，得同时回答三个问题：谁签的、签了几件、签的时候货是什么状态。少了任何一个，这张单子在争议里都站不住。
谁签的。签收人必须是经销商书面指定、而且你能对上名字的那个人。门卫、临时工、隔壁公司帮忙收的、司机代签的，都不算。真打起来，对方一句”这不是我们员工”，你就没话了。做法很简单：每个经销商建一条收货人档案，姓名、电话、身份证后四位，最多三个人。发货时把收货人写在发货单上，签收时对名字。
签了几件。只写”已签收”三个字的单子等于没写。要写件数，写外包装是否完好。高值耗材还要写到批号，不然出了追溯问题，你连这一箱是哪一批都说不清。
签的时候什么状态。一张照片，拍三样东西同框：签收单、货的外包装和运单号、签收人。手机拍就行，几十秒的事。
这三样都不难，难的是有人在发货那一刻坚持要。坚持要的人往往被嫌麻烦。等真出了事，嫌麻烦的人不会替你出这四万块。
把一单货串成一条线，三步就够
第一步，一单三个号，绑在一起。订单号、发货单号、物流单号，三个号在建单那一刻写进同一条记录。听起来像废话，但多数公司的现状是：订单在业务那里，发货单在仓库的本子上，物流单号在物流公司的系统里，财务要核销得拿三个地方的东西对。绑在一起以后，一单货就有了唯一的身份。以后不管谁问”这批货到哪了”，打开这一条记录，几秒钟能看到发出去没有、走的哪家物流、单号多少。
第二步，签收必须回传，而且要认出人。签收这一步，要设成”不回传就不算完成”。谁去做？让跑市场的和送货的都能做。业务员、驻地商务、跟车的人，手机上打开这一单，拍签收单、拍货、填件数，点提交。系统自动记下时间和位置。关键是那张收货人档案。签收人名字和档案对不上的，提交时直接拦住，让业务员现场打个电话确认。这一步会有人抱怨。要提前把话说清楚：不是不信谁，是这三张照片值四万块。
第三步，回款挂订单，账龄自己会说话。货签收了，这一单才从”在途”转成”应收”。应收挂上订单和签收日期，账龄就不用财务再算。超过约定账期没回的，自动提醒到销售个人，而不是提醒到一个没人看的群。到这一步，财务月底不用再挨个打电话。她打开看板，能看到哪些单子发了没签、签了没回、回了多少。
先别急着把三年的单子都补上
这是最容易死的地方：一上手就要把历史全导进去，导到一半项目忙起来，这事就停了。
正确的顺序是倒查近三个月：所有在途没签收的、签收了没回款的、有争议的。这三类加起来通常几十单，一周能清完。清的过程中你会翻出一批僵尸单：签收了三个月没回款，销售说客户在走流程，客户说没收到发票。这些单子才是真该盯的。
历史单子不用补。从今天起，新单走新流程，旧的边对账边归位。
算一笔账
下面这些数字只用来说明口径，不是行业标准。
补发一笔货，货值算八千，二次运费三百，销售跑一趟两天，成本已经过万。这还没算一件事：经销商开始怀疑你的发货能力，下次备货他会留一手。
财务月底对账，两个人三天，一年十二个月，折下来七十多个工作日。这些时间不进任何报表，但它是真花掉的钱。
应收晚回三十天，一百万应收按年化六个点算，一个月五千。这笔钱不在损益表上，在现金流里。
三笔加起来，比一套简单的发货签收台账贵得多。而且这本台账不解决”货会不会丢”。它只解决一件事：丢了以后，你知道该找谁，也知道自己有没有责任。
三个会被问到的反驳
“物流单上有签收记录，够了。”物流的签收只证明”有人在那张单子上写了字”，不证明”你的客户收到了你的货”。这两件事在争议里差得很远。物流公司赔的也只是有限的货损，不赔你的货款，更不赔你丢掉的那个客户。
“经销商自己签收没管好，跟我有什么关系。”关系就是货款压在你手上，货在他那里说不清。只要钱没收到，这件事就还是你的事。收货人档案这个动作，本质是替客户把门看住，多数经销商愿意配合，因为他也怕自己的仓管说不清。
“我们有进销存系统，出库单都在。”出库单证明货出了你的仓库，不证明货到了客户手上。系统里有出库、没有签收，中间那一段还是空的。要做的是把签收这一环接进去，不是再买一套系统。
最后
器械这行，货值高、批次多、客户分散。发货每天在发生，但它在公司里几乎没有主人。仓库管发出，物流管运输，销售管客户，财务管钱。四段都有人管，合起来没人管。
一单货从你的仓库到客户的仓库，走的不是物流，是资产。资产换了地方，就得有一次交割。签收就是那次交割，签收单就是那张交割单。没有交割单的生意，靠的不是流程，是信任。信任撑得住十单，撑不住一百单。
货发出去不算交付，签收才算；签收没留下证据，等于货还在你手上。关注后私信，获取更多干货。
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